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Formation Initiale


La solution Gonexa Doc est la solution historique de Gonexa permettant de générer un document à partir d'un modèle au format .docx .xlsx .pptx .pdf

Configurer Gonexa Sign

Cette première étape vous guidera dans les étapes d'installation de notre solution de signature éléctronique.

Nous allons parcourir 2 étapes pour y parvenir :

  • Le paramétrage technique de Gonexa Sign
  • Le paramétrage de l'expérience de signature

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER

⚠️ Veuillez contacter le support Gonexa afin d'activer la licence Gonexa Sign sur votre environnement, après signature du contrat commercial.

  • Avoir installé et paramétré Gonexa Doc
  • Télécharger la dernière version du package, disponible depuis l'AppExchange

Paramètres technique

ETAPE #1
Compilation des classes Apex
  • Dans la recherche rapide de la configuration, cherchez "Classes Apex".
  • Cliquez sur "Compiler toutes les classes"
  • Attendre que la compilation soit finalisée pour passer à l'étape suivante
Création du service de messagerie électronique
  • Dans la recherche rapide de la configuration, cherchez "Services de messagerie électronique" ou "Email Services"
  • Cliquez sur "Nouveau service de messagerie électronique" et remplissez avec les instructions suivantes :

Nom de l'email service :

Sign

Classe Apex :

HandlerEmailPingWebhook

Actif

Cocher la case

  • Cliquez sur "Enregistrer et nouvelle adresse e-mail"
  • Dans l'écran proposé, renseignez les éléments suivants :

    Nom de l'adresse e-mail : Sign

  • ATTENTION supprimez toutes les informations du champ "Accepter un email de"
  • Récupérez l'adresse email qui a été créée par Salesforce qui ressemble à l'adresse suivante :

Paramétrez l'expérience du signataire

ETAPE #2
Création du modèle d'e-mail
  • Accédez via le lanceur d'application aux modèles d'e-mail standards de Salesforce
  • Créez un nouveau modèle d'email en lui donnant un nom
  • Sélectionnez un dossier public pour le stocker
  • Définissez un objet et enregistrez
  • L'élément essentiel à placer dans le modèle est le lien vers l'interface du signataire. Placez impérativement cette balise dans votre modèle : {{{Recipient.gnx__Last_delivery_link__c}}}
  • Si vous souhaitez partir d'un modèle pré-conçus, copiez le modèle d'e-mail HTML Gonexa en cliquant sur le bouton ci-dessous
tes Copier HTML
<html style="overflow-y: hidden;">
<head>
<title></title>
<style type="text/css">a.button {appearance: button;text-decoration: none;cursor: pointer;padding: 10px 20px !important;border-radius: 30px;background-color: #EAF5FF;color: #428AEF;}
</style>
</head>
<body style="height: auto; min-height: auto;">
<table align="center" bgcolor="#f9fafc" border="0" class="main-template" style="background-color: rgb(249, 250, 252);" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center">
<table border="0" class="templateContainer" style="max-width:590px!important; width: 590px;" width="590">
<tbody>
<tr>
<td align="center">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" id="Layout_0" name="Layout_0" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;">
<table border="0" height="38" width="100%">
<tbody>
<tr>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(255, 255, 255);">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" id="Layout_10" name="Layout_10" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;">&nbsp;
<table bgcolor="#ffffff" border="0" class="rnb-container" style="background-color: rgb(255, 255, 255); border-radius: 0px; padding-left: 20px; padding-right: 20px; border-collapse: separate;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;">&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td class="rnb-container-padding" style="text-align: center;"><img alt="Logo-64x64" src="https://uploads-ssl.webflow.com/6266bdee7bba3ff58801d972/6290f781b58fd1580bc14d15_Logo-long-x300px.png" style="max-width: 1489.53px; width: 212.995px; height: 47.9948px;" title="Logo-64x64" /></td>
</tr>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;">&nbsp;</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(255, 255, 255); border-radius: 0px;">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" name="Layout_14" style="min-width:100%;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width">
<table bgcolor="#ffffff" border="0" class="rnb-container" style="background-color: rgb(255, 255, 255); padding-left: 20px; padding-right: 20px; border-collapse: separate; border-radius: 0px; border-bottom: 0px none rgb(200, 200, 200);" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;">&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td align="left" class="rnb-container-padding">
<table border="0" class="rnb-columns-container" width="100%">
<tbody>
<tr>
<th class="rnb-force-col" style="text-align: left; font-weight: normal; padding-right: 0px;">
<table align="left" border="0" class="rnb-col-1" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif, sans-serif; color: rgb(60, 72, 88);">
<div style="text-align: center;"><br />
<span style="font-size:22px;">Bonjour&nbsp;{{{Recipient.Name}}}</span><br />
Un document vous a &eacute;t&eacute; envoy&eacute; pour signature<br />
<br />
&nbsp;</div> <div class="align" style="text-align: center;"><a class="button" href="{{{Recipient.gnx__Last_delivery_link__c}}}">V&eacute;rifier et signer</a></div> <div style="font-size: 14px; text-align: center;">&nbsp;
<table align="center" border="0" class="rnb-col-1" width="550">
<tbody>
<tr>
<td>
<div style="text-align: center;">&nbsp;</div> <table align="center" border="0" class="rnb-col-1" width="550">
<tbody>
<tr>
<td>
<table border="0" class="rnb-col-1" width="550">
</table> <div style="text-align: center;"><span style="color:#3c4858;"><span style="font-size:24px;"><span style="font-size:22px;">Merci pour votre confiance !</span></span></span><br />
-<br />
<br />
Toute l&#39;&eacute;quipe Gonexa</div>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</th>
</tr>
<tr>
<th class="rnb-force-col" style="text-align: left; font-weight: normal; padding-right: 0px;">&nbsp;</th>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<table border="0" class="rnb-del-min-width" id="Layout_" name="Layout_" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;">
<table border="0" height="30" width="100%">
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(249, 250, 252);">&nbsp;</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td align="center">
<div style="background-color: rgb(249, 250, 252);">
<table border="0" class="rnb-del-min-width rnb-tmpl-width" id="Layout_7" name="Layout_7" style="min-width:590px;" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td align="center" class="rnb-del-min-width" style="min-width:590px;">
<table align="center" bgcolor="#f9fafc" border="0" style="padding-right: 20px; padding-left: 20px; background-color: rgb(249, 250, 252);" width="100%">
<tbody>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;">&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td style="font-size:14px; color:#888888; font-weight:normal; text-align:center; font-family:Arial,Helvetica,sans-serif;">
<div>&copy; 2023&nbsp;Gonexa</div>
</td>
</tr>
<tr>
<td height="20" style="font-size:1px; line-height:20px; mso-hide: all;">&nbsp;</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</div>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table><div id="" style="left: 812px; top: 1312px;">&nbsp;</div><div id="" style="left: 812px; top: 1312px;">&nbsp;</div><div id="" style="left: 1070px; top: 116px;">&nbsp;</div><div id="" style="left: 1070px; top: 116px;">&nbsp;</div>
</body>
</html>
  • Il suffira ensuite de cliquer sur "Source" en haut à gauche de l'éditeur et de collez le code HTML que vous venez de copier. 
  • En cliquant à nouveau sur le bouton "Source" vous pouvez à présent visualiser le résultat
  • Personnalisez comme bon vous semble le modèle avec votre logo et les informations nécessaires
Création des paramètres personnalisés "Gonexa Sign"

Veuillez prendre en compte la hiérarchie des paramétres suivante pour faire vos choix de configuration :

  • Dans la recherche rapide de la configuration, cherchez "Paramètres personnalisés" ou "Custom setting"
  • Dans la liste proposée, cliquez sur Gérer (Manage) pour la ligne "Gonexa Sign"
  • Cliquez sur "Nouveau" (premier bouton) ou "Modifier" selon votre cas

Image de marque :

Contactez le support pour personnaliser l'interface de signature. [Facultatif]

Modèle d'E-mail par défaut :

ID Salesforce du modèle d'email utilisé pour les demandes de signature

Service de messagerie - Certifié :

Coller l'adresse email du service de messagerie récupérée précédemment

Champ Téléphone :

Nom API du champ téléphone sur le Contact [MobilePhone si laissé vide]

Double authentification :

3 choix possibles : "SMS by default", "SMS" ou "Email"

Durée de validité :

Nombre de jours avant que le lien de signature expire

Attribution de l'ensemble d'autorisations
  • Dans la recherche rapide de la configuration, cherchez "Ensembles d'autorisations" ou "Permission set"
  • Attribuez aux utilisateurs le permission set : "Gonexa Sign Permission Set" ou "Gonexa Sign Admin permission set"

    💡 Vous pouvez également modifier les profils des utilisateurs pour y ajouter les droits des permissions sets.
    N'oubliez pas d'accorder l'accès au Last Delivery Link dans l'objet Contact.

Création de l'identifiant nommé
  • Dans la recherche rapide de la configuration, cherchez "Identifiants nommés" ou "Named credentials"
  • Compléter les informations suivantes :

    ⚠️ Vous aurez besoin, lors de cette étape, de contacter le support Gonexa qui vous fournira le mot de passe de l'identifiant nommé Gonexa Sign. Veuillez ouvrir également les droits au support, afin qu'il puisse se connecter à votre environnement.

Etiquette :

Certified Sign (sensible à la casse)

Nom :

Certified_Sign (sensible à la casse)

URL :

Production : https://api.yousign.app/v3

tes Copier URL

URL

Sandbox : https://api-sandbox.yousign.app/v3

tes Copier URL

Type d'identité :

Principal nommé

Protocole d'authentification :

Authentification par mot de passe

Nom d'utilisateur :

Gonexa

Mot de passe :

[Contacter le support Gonexa à contact@gonexa.fr qui vous fournira le mot de passe]

Générer une entête d'autorisation :

Décocher

Autoriser les champs de fusion dans l'entête HTTP :

Cocher

Utilisation du composant lightning dans la page (recommandé)
  • Rendez vous sur le document généré avec Gonexa Doc.
  • Modifiez la présentation de page lightning en cliquant sur "Modifier la page" en cliquant sur gd
  • Cherchez le composant personnalisé "Gonexa Sign - Send for Signature"
  • Glissez-Déposez le composant à l'endroit de la page souhaité.
  • Enregistrez & activez la page pour les profils ou applications souhaités.

Nous allons parcourir 3 étapes simples pour y parvenir :

  • Placer une ou plusieurs signatures dans le document
  • Ajouter des champs remplissables à la signature
  • Configurer l'envoi du document pour signature

Pré-requis

AVANT DE DEMARRER
  • Installation et paramétrage Gonexa Sign
  • Création d'un modèle de document Gonexa Doc
  • Mise à jour du package sur la dernière version

Placer une ou plusieurs signatures dans le document

ETAPE #1
Paramètres de l'ajout des signataires
  • Depuis la configuration de votre modèle de document, accédez à l'onglet Options
  • Cliquez sur "Nouveau" pour ajouter un signataire
  • Renseignez les informations suivantes :

Type :

Fonction du signataire pour l'identifier (ex : Client, Fournisseur, Partenaire,...)

Contact par défaut :

Nom API du champ qui référence le contact par défaut

Filtre de recherche des contacts :

Permet de limiter la liste des contacts signataire. Renseignez ici la requête SOQL (ex : Account.Type = 'Prospect' pour rechercher le contact par défaut dont le type dans Salesforce est prospect)

Filtre d'affichage des signataires :

Ce filtre permet de ne pas afficher le choix d'un type de signataire dans le cas ou votre processus métier ne le demande pas. 
(ex : SignatureFournisseur__c = 'true' pour afficher le type "Fournisseur" uniquement si une case est cochée)

Ajout des emplacements de signatures
  • Accédez à votre modèle de document Gonexa Doc sur lequel placer la ou les signatures
  • Ouvre l'assistant
  • Accédez aux différents type de signataires dans le bloc "Ajouter une signature"
  • Cliquez sur un signataire pour accéder à ses paramétres
  • Paramétrez la taille de la signature ou gardez celle par défaut
  • Copiez le tag de signature et collez le dans votre document à l'endroit souhaité

    ⚠️ Veuillez à ne pas couper la balise de la signature sur deux lignes. Celle-ci doit être complète !

    💡 Afin d’éviter que la balise du signataire soit visible, utilisez la même couleur que le fond de votre page

Ajouter des champs personnalisables à la signature [ facultatif ]

ETAPE #2

Après avoir créé un modèle de document avec Gonexa Doc et inséré un emplacement de signature, vous pouvez ajouter des zones de texte dynamiques remplissables par le signataire avant qu’il signe le document de façon facultative ou obligatoire, ainsi que des cases à cocher.

Ajouter une mention
  • Depuis l'assistant, accédez au signataire sur lequel vous souhaitez ajouter des champs remplissables
  • Accédez au bloc "Mention"
  • Personnalisez le texte à votre convenance ou choisissez la mention Lu et approuvée le (Date).
  • Copiez la balise et collez là dans votre document à l'endroit souhaité
Ajouter une case à cocher
  • Accédez au bloc "Case à cocher"
  • Sélectionnez Optionnelle ou non
  • Cochez case cochée par défaut ou non
  • Donnez un titre à la case à cocher. Elle sera visible au signataire lors de la signature
  • Copiez-collez la balise dans le document à l'endroit souhaité

💡 Notez que vous pouvez ajouter une mention écrite dans votre document pour la compréhension du signataire

Ajouter un champ texte remplissable
  • Accédez au bloc Champ texte
  • Renseignez le nombre de caractères autorisés, la largeur et la hauteur de la zone de texte, le titre du champ et le sous-titre qui seront visibles par l’utilisateurs lors du remplissage de ces éléments.
  • Choisissez de rendre optionnel ou obligatoire le remplissage de ce texte.
  • Copiez et collez ensuite la balise ainsi crée dans votre modèle de document.

Configurer l'envoi du document pour signature

ETAPE #3
Elements de configuration de l'envoi par document
  • Depuis la configuration de votre modèle de document, rendez-vous dans la partie à droite dans la section “Configuration envoi du document”
  • Donnez un nom par défaut à votre procédure. Elle sera visible par votre expéditeur depuis Salesforce et lui permettra d’avoir un aperçu sur les statuts des signataires
  • Choisissez la méthode de double authentification parmi la liste déroulante . Notez que celle paramétrée dans le paramétre personnalisé Gonexa Sign pilote celui de l'ensemble de l'application. Vous pouvez laisser ces champs par défaut ou les renseigner pour piloter de façon personnalisée chaque modèle de document.
  • Copiez-collez l'ID du modèle d'email dans le champ Modèle d'e-mail par défaut si vous ne l'avez pas renseigné dans le custom setting.

    ⚠️ Le modèle d'e-mail doit être public et renseigné dans les custom setting, dans le modèle de document ou au niveau des flux.

    💡 Afin d'améliorer la livraison des e-mails d'envoi pour signature, veuillez autoriser le niveau d'accès à tous les e-mails depuis la configuration salesforce, dans l'onglet Livraison.

  • Dans le champs “Durée de validité” paramétrez le nombre de jours durant lequel vous souhaitez laisser la possibilité au signataire de signer. si vous ne l'avez pas renseigné dans le custom setting.
  • Cochez la case : ordonnancer les signataires, si vous souhaitez créer un ordre de signataire. Le document ne sera envoyé pour signature qu'au second dès qu'il aura signé.
  • Accédez à l’onglet Options dans lequel vous aurez un aperçu sur la configuration des destinataires. Il s’agit de la liste des signatures apposées dans votre document.La colonne intitulée Ordre définit l’ordonnancement des signataires. 1 étant le premier à signer.
  • Cliquez sur le bouton Trier pour modifier la hiérarchie des signataires et cliquez sur enregistrez. Le second signataire pourra signer seulement si le premier paramétré aura signé le document.